PERSONVERN I THE WE EFFECT AS

The We Effect AS sin personvernerklæring, samt selskapets rutiner for å håndtere personopplysninger, er utarbeidet av advokat Fredrik Alver i Advokatfirmaet Alver. Fredrik har særlig kompetanse på GDPR og norsk personvernlovgivning. Dette bidrar til at du som bruker kan være trygg på at ditt personvern blir trygt og korrekt håndtert.

Når du (benevnes også «brukeren») er i kontakt med oss, enten ved at du bruker VI-appen, vi-appen.no, vi-klinikken.no eller ved at du er i kontakt med oss på annen måte gjennom tilknyttede tjenester, behandler The We Effect AS personopplysninger om deg. Personvernet ditt er viktig for oss, og denne personvernerklæringen beskriver all relevant informasjon om hvilke personopplysninger som samles inn, hvorfor vi gjør det og hvilke rettigheter du har ved vår behandling av personopplysningene. 

Behandlingsansvarlig for personopplysningene vi behandler er The We Effect AS v/ daglig leder. Kontaktinformasjonen vår er:

Adresse: Bjørndalen 5, 5009 Bergen
E-post: hei@vi-appen.no
Org.nr. 925 336 785

Dersom det etter den til enhver tid gjeldende personvernlovgivningen kreves samtykke fra deg for at vi skal kunne behandle dine personopplysninger, vil dette i så fall fremgå klart gjennom vår kommunikasjon med deg.

Vi samler inn og bruker dine personopplysninger til ulike formål avhengig av hvem du er og hvordan vi kommer i kontakt med deg. Vi samler inn følgende personopplysninger til formålene angitt her i punktene 1-7:

For å kunne tilby deg våre tjenester i VI-appen, er vi avhengige av noe informasjon om deg. Dette er informasjon som vi i hovedsak mottar fra den enkelte brukeren, ved at du selv legger inn informasjonen når du registrerer deg med en profil i appen. Følgende informasjon innhentes fra brukeren ved registrering og senere bruk av VI-appen:

Din IP-adresse blir behandlet sammen med de dataene du selv oppgir ved registrering. Det er flere valg som gjøres ved registrering og senere bruk av VI-appen, der brukeren f.eks. selv kan velge aktivt om man ønsker push-varsling (varsling fra appen på mobiltelefonen), eller om man samtykker til markedsføring pr. e-post og / eller SMS.

Gjennom bruken av VI-appen lagres og behandles ulike personopplysninger som legges inn av brukeren eller brukerens partner. Dette består særlig i følgende, likevel slik at dette ikke er en uttømmende liste over data som behandles av oss etter at det blir lagt til av brukeren:

Enkelte av svarene du eller din partner gir kan potensielt inneholde sensitive personopplysninger. Brukeren velger selv hva som skal angis i svarene i VI-appen, og er kjent med at personopplysningene behandles som angitt i denne erklæringen.

Brukeren kan velge å rette muntlige eller skriftlige henvendelser til vårt fag-team. Skriftlige henvendelser vil lagres så lenge det er grunnlag for det, og tilsvarende gjelder for notater som blir gjort ut fra muntlige samtaler med brukeren. Opplysningene er ikke synlige for andre enn brukeren selv og fag-teamet, og slettes når det ikke lenger er behov for opplysningene. Brukeren kan videre velge å lage konkret innhold som ønskes delt med alle brukere, der det i forkant gis tydelig informasjon om at opplysningene vil bli gjort tilgjengelig for øvrige brukere om man fortsetter prosessen.

Det behandles og lagres tekniske data om brukerens brukerøkter, slik som bruksmønster, informasjon om enheten man benytter tjenesten fra, hvilke knapper i appen som er trykket på, operativsystem etc.

Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6(1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse), eller GDPR artikkel 6(1) bokstav a (den registrerte har samtykket til behandlingen) der dette er aktuelt. 

Informasjonen som samles inn og lagres brukes til:

Vi tilbyr ulike digitale tester, der brukere registrerer sine svar basert på konkrete spørsmål / påstander innen ett eller flere områder. Slike tester vil kunne være tilgjengelig både på våre hjemmesider, i VI-appen og gjennom eksterne partneres nettsider. 

For at du skal kunne få relevante testresultater på de testene du velger å ta, er vi avhengige av å behandle personopplysninger om deg. Dette er personopplysninger som du selv velger å registrere i våre tjenester og de lagres av oss.

Avhengig av den konkrete testen, vil det være både valgfrie og pålagte spørsmål / påstander som skal besvares. Svarene vil naturlig nok variere ut fra hva testen omhandler, men kan typisk inkludere spørsmål / påstander knyttet til ditt samliv, din familie og / eller deg som forelder, samt kjønn, fødselsår, høyeste fullførte utdanning, sivilstand, postnummer, antall barn, mobilnummer, e-postadresse etc. 

Det behandles og lagres tekniske data om brukerens brukerøkter, slik som bruksmønster, informasjon om enheten man benytter tjenesten fra, hvilke knapper i testen som er trykket på, operativsystem etc.

Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6(1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse), eller GDPR artikkel 6(1) bokstav a (den registrerte har samtykket til behandlingen) der dette er aktuelt. 

Informasjonen som samles inn og lagres brukes til:

Vi tilbyr ulike kurs, eventer og gruppesamtaler, både digitalt og fysisk (benevnt som arrangement). Påmelding til disse arrangementene gjøres enten eksternt via en av våre samarbeidspartnere eller via våre egne nettsider.

Ved påmelding til arrangement vil vi normalt be om navn, e-postadresse, telefonnummer, adresse og betalingsinformasjon. Det vil også kunne bes om andre relevante opplysninger, avhengig av hva arrangementet omhandler. Dette vil normalt sett være opplysninger knyttet til demografi og sosiale forhold, f.eks. om man har barn, om man er i et forhold etc.

Under arrangement vil vi kunne benytte digitale verktøy (som f.eks. Kahoot eller Ahaslides) for å la brukerne delta gjennom digitale spørreundersøkelser, få mulighet til å svare på oppgaver eller til å stille spørsmål og tilsvarende. Her vil vi lagre opplysningene som brukerne selv legger inn. I noen tilfeller vil disse dataene kunne kobles mot deg som bruker. Brukere vil i noen tilfeller også ha anledning til å muntlig dele egne refleksjoner, spørsmål, erfaring m.v., som i tilfelle blir tilgjengelig for andre deltakere på kurset. Vi kan gjøre opptak av fysiske og digitale arrangement. I slikt tilfelle vil ingen data knyttet til en identifiserbar person bli delt, foruten ved særskilt samtykke.

Det behandles og lagres tekniske data om brukerens brukerøkter, slik som bruksmønster, informasjon om enheten man benytter tjenesten fra, hvilke knapper det trykkes på, operativsystem etc.

Vi utvikler podcast alene eller sammen med eksterne samarbeidspartnere. Gjennom podcast vil brukerne kunne oppfordres til å sende inn spørsmål og dele erfaringer. Dette gjøres via skjemaer på nettsider, sosiale medier eller pr e-post. Spørsmål, erfaringer og demografiske- og sosiale data som sendes inn vil behandles og lagres av oss.

Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6(1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse).

Informasjonen som samles inn og lagres brukes til:

Vi tilbyr muligheten for å bestille samtale med en av våre fagpersoner, som gjennomføres digitalt. Samtaletilbudet inkluderer samtale og sparring innen samliv, familieliv og foreldrerollen og utgjør på ingen måte behandling eller helsehjelp.

Samtale bestilles gjennom vår nettside, hvor du vil motta bekreftelser og påminnelser via e-post og SMS. Selve samtalen foregår via video.

For at du skal kunne bestille og gjennomføre samtalen, er vi avhengige av å behandle personopplysninger om deg. Dette er personopplysninger som du selv velger å registrere i våre tjenester og de lagres av oss.

Ved bestilling vil vi be om navn, e-postadresse, telefonnummer og beskrivelse av hva henvendelsen gjelder. Du vil også bli bedt om å betale for samtalen ved bestilling og dette gjøres med betalingskort (vi mottar ingen kortopplysninger, dette håndteres av betalingsleverandøren Easypractice og Stripe).

Ved gjennomføring av samtale vil vi normalt be om fødselsdato eller fødselsnummer. Videre velger du selv hva du ønsker å dele av informasjon knyttet til temaet du ønsker å snakke om. Fagpersonen du snakker med vil føre en journal fra samtalen hvor notater og oppsummering fra samtalen blir nedskrevet. Dette vil normalt utgjøre sensitive personopplysninger (særlige kategorier av personopplysninger). Fagpersonen har taushetsplikt knyttet til alt dere snakker om. Dine opplysninger vil kun være tilgjengelig for fagpersonen du snakker med, øvrige fagpersoner som deltar i vårt samtaletilbud og utvalgte administrative og tekniske medarbeidere i The We Effect AS. Vi benytter en teknisk løsning fra tredjepart (Easypractice) for å håndtere bestilling, betaling, timehåndtering og journalsystem.

Det behandles og lagres tekniske data om brukerens brukerøkter, slik som bruksmønster, informasjon om enheten man benytter tjenesten fra, hvilke knapper det trykkes på, operativsystem etc.

Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6(1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse), eller GDPR artikkel 6(1) bokstav a (den registrerte har samtykket til behandlingen) der dette er aktuelt.

Informasjonen som samles inn og lagres brukes til:

Våre brukere og øvrige samarbeidspartnere kan ta kontakt med oss via e-post, telefon, kontaktskjema på nettside eller i VI-appen, chat, gjennom sosiale medier m.m. I forbindelse med supporthenvendelser eller generell dialog, kan vi ha behov for, samt lagre, enkelte personopplysninger om deg. Dette gjelder f.eks. navn, telefonnummer, e-postadresse, informasjon om brukerens enhet, aktivitetslogg og ellers det som brukeren måtte velge å dele på fritt grunnlag. Det kan også bli gjort notater knyttet til henvendelsen.

Behandlingen skjer på grunnlag av GDPR artikkel 6(1) bokstav b (behandlingen er nødvendig for å oppfylle en avtale, eller for å gjennomføre tiltak på den registrertes anmodning før en avtaleinngåelse).

Informasjonen som samles inn og lagres brukes til:

Vi sender regelmessig ut nyhetsbrev med informasjon om våre tjenester og annen relevant informasjon, normalt pr e-post, alternativt via SMS. Elektronisk markedsføring sendes kun til personer som har gitt sitt aktive samtykke til dette.

Mottakere av nyhetsbrev kan enkelt melde seg av eller trekke sitt samtykke.

Viktig informasjon om tjenesten som ikke anses for å være markedsføring kan sendes elektronisk til alle brukere der det anses nødvendig. Det rettslige grunnlaget for dette er GDPR artikkel 6(1) bokstav f (berettiget interesse).

Vi sender regelmessig ut spørreundersøkelser (normalt gjennom nyhetsbrev, varsling fra VI-appen, via sosiale medier, som direktehenvendelser til tidligere deltakere i brukerintervjuer etc.). Spørreundersøkelsene vil variere i form og innhold (som f.eks. digitale spørreundersøkelser eller dybdeintervju), og kan potensielt be om personopplysninger slik som navn, e-postadresse, demografiske- og sosiale data og personlige erfaringer og refleksjoner rundt et gitt tema.

Deltakelse i spørreundersøkelser er helt valgfritt, og opplysningene gis følgelig på grunnlag av GDPR artikkel 6(1) bokstav a (samtykke).

Som representant for våre leverandører eller en av våre samarbeidspartnere kan det i enkelte tilfeller være nødvendig for oss å behandle personopplysninger slik som kontaktinformasjon. Behandlingen skjer på bakgrunn av GDPR artikkel 6(1) bokstav f (behandlingen er nødvendig for formål knyttet til berettiget interesse).

Vi utleverer eller overfører ikke personopplysningene dine til andre med mindre det foreligger et lovlig grunnlag for det. Det vil foreligge lovlig grunnlag for å overføre dine personopplysninger til tredjeparter i enkelte tilfeller der det er gitt særskilt samtykke, eller i tilfeller der Behandlingsansvarlig eller Databehandler er forpliktet til å gjøre dette som følge av lovpålagte krav. 

The We Effect AS bruker enkelte databehandlere til å behandle personopplysninger på våre vegne. Dette er samarbeidspartnere og leverandører, som f.eks. IT-leverandører, markedsføringsbedrifter, tilbydere av kundeundersøkelser, leverandører av billetthåndteringssystemer m.m. I slike tilfeller har vi inngått databehandleravtaler der det er pålagt, for å ivareta informasjonssikkerheten i alle ledd av behandlingen og for å regulere hvilken informasjon databehandler har tilgang til og hvordan informasjonen skal behandles. Det benyttes konkret en Databehandler i tredjeland (land utenfor EU), hvor Databehandler har påtatt seg å følge forpliktelsene i GDPR i sin helhet, samt har signert på EU Standard Contractual Clauses (SCC) som overføringsgrunnlag.

Vi benytter en koblingstjeneste hos Facebook til å publisere annonser hos din brukerprofil, forutsatt at du har samtykket til sporing. Det er i vår berettigede interesse å nå ut med vårt budskap direkte til din brukerprofil. Dersom du som bruker velger å ikke akseptere sporing, vil ingen data sendes til Facebook, likevel slik at Facebook vil kunne telle antall installeringer av appen som gir oss aggregert statistikk over bruken.

Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for.

Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke. Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en avtale med deg slettes når avtalen er oppfylt og alle plikter som følger av avtaleforholdet er oppfylt, og det heller ikke etter en konkret interesseavveining lenger er noen grunn til at vi skal oppbevare opplysningene.

Personopplysninger som vi samler inn og som er nødvendig for formål knyttet til en berettiget interesse, vil bli slettet når det ikke lenger foreligger noen berettiget interesse (interesseavveining). 

Personopplysninger som vi behandler for å oppfylle en rettslig forpliktelse fra myndighetene slettes når lovgrunnlaget bestemmer det. Dette gjelder for eksempel bokførings- og regnskapsregler.

Du har rett til å kreve innsyn, retting og sletting av personopplysningene som vi behandler om deg. Kravet skal besvares kostnadsfritt og senest innen 30 dager. Du har videre rett til å kreve begrenset behandling og på visse vilkår rette innsigelse mot behandlingen. 

Dersom du har gitt et samtykke, og ønsker å trekke tilbake ditt samtykke for behandling av personopplysninger hos oss, så kan dette gjøres til enhver tid. For sletting av personopplysninger knyttet til din bruk av VI-appen, gjøres dette enklest ved at du sletter din brukerprofil i appen (egen funksjon for dette i VI-appen). Du kan også ta kontakt med oss på e-post eller telefon.

Ønsker du innsyn i informasjon vi har om deg, ønsker du å ta i bruk dine rettigheter som beskrevet ovenfor, eller har du spørsmål eller innspill til vår behandling av personopplysninger, kan du kontakte din kontaktperson hos oss eller bruke våre kontaktdetaljer som angitt ovenfor i dette dokumentet. Vi vil i så fall be deg om å bekrefte identiteten din eller å oppgi ytterligere informasjon før vi lar deg ta i bruk dine rettigheter overfor oss. Dette gjør vi for å være sikre på at vi kun gir tilgang til dine personopplysninger til deg – og ikke noen som gir seg ut for å være deg. 

Dersom du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet. Du finner informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider: www.datatilsynet.no. 

Hvis det skulle skje endring av våre tjenester eller endringer i regelverket om behandling av personopplysninger, kan det medføre forandring i informasjonen du er gitt her. Hvis vi har dine kontaktopplysninger, og endringene er vesentlige, vil vi gjøre deg oppmerksom på disse forandringene. I tillegg vil oppdatert informasjon alltid finnes lett tilgjengelig på vår nettside.

Dokumentet er sist oppdatert 02.04.2024.